A casual week αλά TEDxAUEB Team.

Έχει περάσει αρκετός καιρός από την πρώτη επικοινωνία μας για φέτος και νομίζω ήρθε η ώρα να γνωριστούμε λιγάκι καλύτερα. Οι καλοί λογαριασμοί κάνουν τους καλούς φίλους, λένε. Και εμείς σε θέλουμε για φίλο-η,συνοδοιπόρο και βοηθό. Για αυτό, θα σου εκμυστηρευτούμε κάποιες inside έξτρα πληροφορίες για τη δομή ενός casual week αλά TEDxAUEB Team, για να αρχίσει να σπάει σιγά σιγά ο πάγος. Μη νομίζεις, δε μας χωρίζουν και πολλά.

Για να ενθυμούνται οι γνώστες και να μαθαίνουν οι αναγνώστες, θα ξεκινήσω από τα απλά, βασικά και απαραίτητα στοιχεία κάθε σωστής γνωριμίας. Ας το πάρουμε λοιπόν από την αρχή. Λίγος χρόνος είναι αρκετός για να μας μάθεις. Έστω ότι είμαστε στο first date και έχει πολύ μπλα μπλα η υπόθεση. Εκεί ποτέ δε βαριέσαι. Επένδυσε λιγάκι σε εμάς και δε θα χάσεις. Σου υπόσχομαι ότι θα θες να μας “ξαναδείς”.

Ποιοι είμαστε εμείς οι TEDxAUEB Team -ιώτες;

Το TEDxAUEB Team 2020 αποτελείται από μία ομάδα 30 ατόμων, γεμάτα δημιουργικότητα, θετική ενέργεια και εργατικότητα. Τριάντα νέοι φοιτητές, αγόρια και κορίτσια, ενώνουμε τις δυνάμεις, τις καινοτόμες ιδέες και το κέφι μας και είμαστε έτοιμοι να δραστηριοποιηθούμε συλλογικά και αποτελεσματικά. Όραμά μας;

Να διοργανώσουμε μια εκδήλωση με στόχο να εμπνεύσει και να πυροδοτήσει το διάλογο ανάμεσα στα μέλη της κοινότητάς μας και να παρουσιάσει «Ιδέες που Αξίζει να Διαδοθούν»

Φάνι and κιούτ

Η ομάδα μας όμως συνίσταται από 10 μικρότερες υποομάδες, αποτελούμενες από 1 έως 4 άτομα. Κάθε μία, έχει θέσει ήδη τον πήχη ψηλά για ένα πολλά υποσχόμενο event. Για να δούμε λοιπόν τι περιλαμβάνει το menu της οργανωτικής του TEDxAUEB Team. Έχουμε και λέμε:

  • Speakers: Η ομάδα που είναι υπεύθυνη για τη σφαιρική ανάλυση του θέματος, την επιλογή και το coaching κατάλληλων ομιλητών, παρουσιαστή και performers για την καλύτερη ανάδειξή του.( 4 άτομα)
  • Sales: Ομάδα αρμόδια για τις χρηματικές και προϊοντικές χορηγίες που θα στηρίξουν το event. (4 άτομα)
  • Finance: Καθορίζει το budget του event, καταγράφει τα έσοδα και έξοδα μαζί με τη βοήθεια των Sales. Money makes TEDxAUEB go round. (1 και καλό).
  • Sustainability: Υπεύθυνος για την ελαχιστοποίηση του οικολογικού αποτύπωματος του οργανισμού με κάθε δυνατό τρόπο σε συνεργασία με τις υπόλοιπες ομάδες. (1 και καλό)
  • Marketing: Κύρια αρμοδιότητα η προωθητική καμπάνια του event. Social media, blogs, projects, newsletters, media partners και videos είναι τα κύρια tasks της. (4 άτομα)
  • Design: Οι “οικοδόμοι” της οπτικής επικοινωνίας και του branding τα οποία βασίζονται στο θέμα του event. Έντυπα, εικαστικά, delegate bags, μπλουζάκια και εκθέματα είναι όλα δική της δουλειά. (4 άτομα)
Ετοιμοπόλεμοι
  • Production: Εισιτήρια, προσκλήσεις, καταγραφή και εκπλήρωση των αναγκών από προμήθειες που έχουν οι υπόλοιπες ομάδες, διαρρύθμιση του χώρου για την αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση του κοινού. (4 άτομα)
  • Experience: Αρμόδια για τη μετατροπή του θεατή σε συμμετέχοντα. Πώς; Διοργανώνοντας workshops και activities, δημιουργώντας ένα οικείο και όμορφο περιβάλλον. (4 άτομα)
  • ΙΤ: Ένα άτομο και τυχερό ασχολείται με την δημιουργία του website του mail server και την υποστήριξη τεχνικών προβλημάτων για τη φετινή χρονιά του event. (1 και καλό).
  • Volunteers’ Coordinator: Υπεύθυνος για την επιλογή και την κατάλληλη προετοιμασία των εθελοντών που θα χρειαστούν την ημέρα του event. Sounds easy but dude ΝΟ. (1 και καλό)
  • Curators: Οι συντονιστές, “γονείς” και οι αιώνιοι βοηθοί μας. Τρέχουν την προετοιμασία του event παράλληλα με όλες τις ομάδες, συμβουλεύουν, καθοδηγούν και δρουν βοηθητικά. Αχ και τι θα κάναμε χωρίς εσάς τους δύο, μου λέτε;

Ποιο είναι το “casual” εβδομαδιαίο πρόγραμμά του TEDxAUEB team

Εμείς λοιπόν οι “λίγοι”, άτομα με διαφορετικά ενδιαφέροντα και απόψεις έχουμε όλοι κάτι κοινό να μας ενώνει. Ως μέλη μίας υποομάδας της ευρύτερης οργανωτικής κάνουμε το εξής.

Αναλαμβάνουμε συγκεκριμένες αρμοδιότητες για κάθε εβδομάδα ανάλογα με το αντικείμενο της ομάδας μας και εργαζόμαστε συλλογικά για τη διεκπεραίωση τους. Δηλαδή;

Ινσταγκάμαμπλ και αρτίστικ

Δηλαδή, κάθε μία από τις υποομάδες καθορίζει μία φορά την εβδομάδα, συνήθως σε συγκεκριμένη ώρα, μέρος και μέρα (ώστε να βολεύονται όλοι) ένα meeting με τα μέλη της, ώστε να :

  1. Συζητήσουν τα tasks που έχουν να πραγματοποιήσουν μέσα στη συγκεκριμένη εβδομάδα και να καθορίσουν τα deadlines για αυτά
  2. Ξεχωρίσουν τις αρμοδιότητες που το κάθε ένα μέλος πρέπει να διεκπεραιώσει
  3. Βγάλουν το πλάνο δράσης της ομάδας για όλο το μήνα
  4. Συζητήσουν σχετικά με το αν έχουν τηρήσει το πρόγραμμά τους δίνοντας το ανάλογο feedback
  5. Κάνουν brainstorming, ανάλογα με την υποομάδα τους, σχετικά με τις επόμενες κινήσεις τους
  6. Λύσουν τυχόν τεχνικά, επικοινωνιακά κλπ θέματα που τυχόν προκύψουν και να αλληλοβοηθηθούν.

Πολλές φορές μάλιστα, χρειάζεται να συναντηθούν δύο (ή και περισσότερες) άμεσα συνδεδεμένες ομάδες σε κοινό meeting, ώστε να προκύψει γρηγορότερα και πιο αποτελεσματικά το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Πότε και πώς: Team meeting

Κάθε Δευτέρα απόγευμα 6 με 9 δίνουμε και τηρούμε πιστά το ραντεβού μας για το meeting όλης της ομάδας. Το team meeting διαρκεί περίπου τρεις ώρες και δε λήγει αν δεν εκπληρωθούν όλα τα προσχεδιασμένα πλάνα.

Εκεί, κάθε υποομάδα παρουσιάζει τη δουλειά που έχει κάνει μέσα στην εβδομάδα της μέσα από ένα recap. Managers και directors, ο κάθε ένας από εμάς, εκφράζει την άποψη του, δίνει feedback, προτείνει ιδέες, απορρίπτει σκέψεις ή τις εγκρίνει πλήρως πάντα με κατάλληλη επιχειρηματολογία.

Πολυλογάδες αλλά οργανωτικοί

Το κλίμα στα meetings είναι πάντα φιλικό, ποτέ προσβλητικό ή επιθετικό. Κάθε ένα πρόβλημα που προκύπτει λύνεται απευθείας μέσα από κοινή συζήτηση για τα αίτια του και δράση.

Το τελευταίο μισάωρο απευθύνεται μόνο σε brainstorming όπου όλα τα μέλη τοποθετούν τις ιδέες τους στο τραπέζι για τη δράση κάθε ομάδας, με σκοπό να διευκολύνουν και να ενισχύσουν το έργο της. Όλες οι ιδέες γίνονται αποδεκτές, αναλύονται και συχνά αποτελούν την αφορμή για την ιδανική μας επιλογή.

TEDxAUEB Team is more than a team

Το ΤEDxAUEB Team όπως κάθε χρόνο, έτσι και φέτος, δεν είναι μόνο μία φοιτητική οργάνωση εθελοντικής δράσης. Είναι πολλά περισσότερα από αυτό. Είναι μία μικρή οικογένεια, μία μικρή παρέα που ολοένα και μεγαλώνει όσο περνάει ο καιρός. Δεσμοί φιλίας, αλληλοβοήθειας, χιούμορ, πειράγματα, πλάκες, τσακωμοί, χαρούμενες και δυσάρεστες στιγμές, ατελείωτες ώρες συνεργασίας και καφέ, meeting και συζητήσεων μας ενώνουν.

Το σωστό το Dream Team

Απλοί, λιτοί, διακριτικοί.

Το team meeting το αλλιώτικο

Όλα κυλάνε ομαλά, άκρως προγραμματισμένα, υπεύθυνα και επαγγελματικά με σοβαρότητα, μέχρι το ρολόι να δείξει 21 και 10. Ε τότε καταλαβαίνεις. Μας νιώθεις. Άνθρωποι είμαστε. Μετά από τρεις ώρες έχουμε πλέον κλαττάρει και χρειαζόμαστε λίγη χαλάρωση.

Οπότε τώρα είναι η ώρα που τα σημειωματάρια κλείνουν, το άγχος της προετοιμασίας ξεχνιέται και η διάθεση ανεβαίνει ακόμα πιο ψηλά. Γιατί πώς αλλιώς θα είμαστε ορεξάτοι να βγούμε για φαγητό, μπύρες ή για μια βόλτα όλοι μαζί για να περάσουμε καλά και να δεθούμε περισσότερο; Καμιά φορά το παρακάνουμε με το Ideas Worth Spreading και πεταγόμαστε μέχρι Θεσσαλονίκη. Μα πού αλλού θα φτάσει αυτό το TEDxAUEB πια;

Τριάντα άτομα. Άπειρες ιδέες και δράσεις. Έξι μήνες προετοιμασίας και συνεργασίας. 24 εβδομάδες κοινών συναισθημάτων, αγώνων, meeting και “έντασης”. Για μία μέρα. Για το δικό μας TEDxAUEB event. Το “παιδί” μας.

Αυτοί είμαστε λοιπόν και χαρήκαμε πολύ για τη γνωριμία και την εβδομάδα που μοιραστήκαμε παρέα. Ελπίζουμε να εκτιμάς τη δουλειά μας, γιατί αλλιώς παιδιά κομμένες οι μπύρες λένε. Και είναι κρίμα να τα χαλάσουμε τώρα που τα βρήκαμε. Ελπίζουμε ακόμη να σε γνωρίσουμε σύντομα από κοντά. Το πώς το ξέρουμε και οι δύο, ή μπορεί εσύ όχι ακόμα. Χμ χμ χμ. (το σατανικό).

Αν θες να μας γνωρίσεις καλύτερα, παράμεινε πιστός follower και συνοδοιπόρος στα social media μας. Καινούρια projects, videos, posts και αποκαλύψεις βρίσκονται καθ’οδόν. Μην τα χάσεις. Μέχρι τότε

Stay tuned.

X was here.